Un comunicato stampa è un documento ufficiale dal carattere informativo pensato per essere un punto di riferimento utile per i giornalisti e i media. Tuttavia, spesso si commettono alcuni errori nella stesura e nell’impaginazione che non permettono di avere una buona leggibilità e di conseguenza non consentono di catturare l’attenzione del giornalista in breve tempo. Si deve pensare, infatti, che mediamente quest’ultimo riceve una quantità di informazioni sulla casella e-mail che non può essere gestita interamente. Per questo è fondamentale scrivere in modo chiaro e coinciso, dando subito tutte le informazioni necessarie per contestualizzare la notizia e capire se proseguire o meno nella lettura. Ecco i 5 errori da evitare nella scrittura di un comunicato stampa.
Sbagliare l’incipit della tua comunicazione
Come detto chi lavora nel campo dell’informazione si ritroverà spesso la casella di posta piena di comunicazioni e, complice la fretta, il poco tempo a disposizione e la mancanza di interesse, il comunicato stampa inviato potrebbe non essere letto. Come ovviare a questo problema? Un primo passo può essere quello di inserire tutte le informazioni più rilevanti della tua notizia all’inizio del comunicato stampa. Nell’attacco è necessario, infatti essere incisivi e rispondere alle 5W, inserendo chi, cosa, quando, dove e perché (in inglese, who, what, when, where, why). In questo modo fornirai subito al giornalista tutti gli aspetti fondamentali della tua comunicazione e chi legge saprà subito se vale la pena continuare nella lettura o meno. Dopo l’attacco potrai invece argomentare e sviluppare il tuo contenuto con approfondimenti e informazioni aggiuntive, per poi terminare il comunicato con i contatti, i link utili e gli ultimi dettagli.
La mancanza di leggibilità del comunicato stampa
Il comunicato stampa deve per prima cosa informare, per cui lo stile è quello giornalistico con una forma scorrevole. Cosa evitare in un comunicato stampa? Innanzitutto è meglio scegliere periodi brevi e lineari, evitando frasi composte da più di tre subordinate. Anche usare eccessivamente avverbi, aggettivi e verbi servili può essere ridondante e rendere la lettura del comunicato troppo pesante. Meglio scegliere quindi un tono di voce che sia in linea con il messaggio da raccontare, evitando per quanto possibile il tono accademico e burocratico che rischia di destare poco interesse e risultare non attrattivo per il lettore.
L’utilizzo di dati e fonti non verificate
Nel comunicato stampa è sempre bene inserire dati a corredo della notizia, purché le fonti da cui sono stati reperiti siano valide e verificate. Quando il giornalista può contare su uno scenario ben descritto e supportato da dati statistici provenienti da fonti ufficiali come, ad esempio, Istat o ricerche di Istituti e Università, ha tutti gli strumenti per poter confezionare un possibile approfondimento più ampio. Verificare le fonti che si utilizzano per reperire informazioni e dati è quindi il primo passo per scrivere un buon comunicato stampa.
Titolo troppo lungo e poco incisivo
Il titolo è la prima parte del testo che viene letta dal tuo interlocutore e per questo è importante curarlo con attenzione per renderlo significativo e accattivante. Non solo deve attirare l’attenzione del giornalista, ma in pochi caratteri deve fornire già, insieme al sottotitolo, tutti gli elementi indispensabili ai media per costruire la notizia. Proprio per questo motivo molti uffici stampa scelgono di scriverli solo dopo aver elaborato comunicato stampa, in modo da avere già chiara la struttura e i contenuti evidenziati.
Non personalizzare la notizia in base al proprio target
Un aspetto spesso trascurato ma importante per cogliere l’attenzione dei media, è saper “cucire un abito su misura” costruendo un comunicato stampa che arrivi con la giusta potenza comunicativa al pubblico desiderato. Le testate giornalistiche, infatti, si diversificano tra loro e il loro interesse varia in base al taglio editoriale e allo spazio a disposizione da dedicare a una specifica notizia. Non importa quindi che l’evento o l’informazione che vogliamo comunicare sia uno solo, i giornalisti a cui ci si rivolge scrivono per spazi differenti (quotidiani, testate specializzate, lifestyle, etc.). Per questa ragione l’ufficio stampa deve definire il target primario di riferimento ed essere capace di declinare la notizia in modo corretto per i suoi destinatari. Gli elementi a cui prestare attenzione in tal senso sono diversi: il titolo, il sottotitolo e i primi paragrafi. Qui è dove andranno inserite le notizie più rilevanti perché è dove l’occhio si sofferma prima. L’ufficio stampa può inoltre decidere di inserire un virgolettato di un referente aziendale (Presidente, Direttore o Responsabile Marketing) e allegare al testo una selezione di immagini studiata ad hoc. Anche quest’ultimo è un dettaglio da non sottovalutare!
Scrivere un comunicato stampa che trovi un effettivo riscontro nei media non è semplice. È bene prestare attenzione anche ai documenti che si allegano, come le foto che devono essere significative e della giusta risoluzione, senza dimenticarsi le buone regole (tempistiche, scelta del target, etc.) per un invio che non finisca nel cestino al primo colpo. Un occhio di riguardo è bene averlo anche sui contatti che verranno inseriti: sono quelli che il potenziale giornalista utilizzerà per scriverti o chiamarti e chiederti eventuali informazioni aggiuntive.
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