Progettare una strategia di comunicazione per un’azienda è un’attività indispensabile per poter creare un’immagine chiara, autentica e definita, costruendone la reputazione e mantenendola nel tempo. I pubblici cui si rivolge un’impresa sono diversi: da una parte ci sono i clienti attuali, sì, ma non vanno dimenticati anche quelli potenziali, i fornitori e le istituzioni con cui questa si relaziona e dialoga. Ecco perché oggi per avere una strategia di comunicazione coerente si parla di comunicazione integrata: ad una preliminare analisi del target, stakeholder, concorrenti e del mercato di riferimento si affianca un’immagine coordinata del brand e una strategia che racchiuda il giusto mix di canali e mezzi. Vi rientrano anche l’ufficio stampa e le relazioni con i media, elementi indispensabili per sostenere la reputazione del brand e raggiungere i propri pubblici attraverso la mediazione autorevole di testate di riferimento.
L’ufficio stampa: quando nasce
La nascita dell’ufficio stampa così come lo intendiamo oggi possiamo farla risalire agli inizi del ‘900. Ad inventare questa attività, se così si può dire, fu Ivy Lee, pubblicista e pubblicitario americano a cui si attribuisce l’invio del primo comunicato stampa in occasione di un incidente che coinvolse un treno delle ferrovie della Pennsylvania. Quest’ultimo, infatti, deragliò ad Atlantic City e l’incidente causò 50 vittime. Fu Ivy Lee, considerato oggi il padre delle pubbliche relazioni, a suggerire all’azienda ferroviaria di informare in modo diretto i giornalisti, mettendo a disposizione tutte le informazioni necessarie. Lee li condusse sul luogo dell’incidente e si mostrò disponibile a rispondere a tutte le loro domande: in questo modo la stampa si informò direttamente dall’azienda sull’accaduto e Lee diventò un punto di riferimento autorevole per loro.
L’ufficio stampa oggi: strategie ed obiettivi
Oggi la funzione di un ufficio stampa è ormai consolidata e la maggior parte delle aziende, che siano startup o grandi colossi, contano su un addetto stampa interno o un’agenzia di pubbliche relazioni che segue lo sviluppo e la pianificazione di questa attività. Un buon ufficio stampa, infatti, non si limita come spesso si crede a diramare i comunicati stampa ai giornalisti, ma definisce insieme all’azienda i messaggi da veicolare, analizzando le possibili risposte dei media e preparandosi alle possibili domande che potrebbero essere rivolte ai vertici aziendali. Alla base dell’attività di ufficio stampa, infatti, c’è la relazione con i media.
Le Media Relation: l’importanza strategica per la reputazione del brand
Alla base dell’attività di ufficio stampa ci sono le Media Relation: la capacità di intrattenere rapporti con i media e i giornalisti, fornendo informazioni, chiarimenti e spunti per possibili approfondimenti. È necessario non solo conoscere le principali testate di riferimento e gli interlocutori a cui trasmettere i messaggi, ma comprendere i giusti tempi e le modalità per poter diventare un punto di riferimento credibile e affidabile. Solo in questo modo, infatti, è possibile dar vita ad una collaborazione che possa creare valore per l’azienda e il giornalista.
Ufficio stampa e PR: le attività di comunicazione ai media
L’ufficio stampa quindi a seconda della notizia e del messaggio da veicolare sviluppa diverse attività strettamente connesse tra loro:
- Scrive il comunicato stampa trovando il “taglio” più adatto e facilitando così il lavoro del giornalista che dovrà riadattarlo e utilizzarlo per il suo articolo;
- lo dirama alla mailing list: un indirizzario di testate giornalistiche o riviste di settore accuratamente selezionate in base alla tipologia di messaggio;
- porta avanti l’attività di “recall”: sente i giornalisti per verificare la ricezione del comunicato stampa e per mettersi a disposizione qualora dovessero essere necessarie ulteriori informazioni;
- garantisce una rassegna stampa sempre aggiornata: gli articoli pubblicati vengono raccolti per informare in modo costante l’azienda rispetto alla “percezione” che i media hanno del brand;
- in casi specifici possono essere organizzate anche conferenze stampa: per esempio per la presentazione di un nuovo progetto e/o prodotto dell’azienda. L’ufficio stampa si occupa di coinvolgere i media;
- l’addetto stampa gestisce anche le interviste: aiuta i referenti aziendali a formulare le risposte per i media;
- infine redige i contenuti della cartella stampa, ovvero tutto il materiale fornito ai giornalisti per inquadrare l’azienda e la notizia.
Digital PR: cosa fanno e perché sono importanti?
Oggi sempre di più la comunicazione offline non può prescindere da quella online. Ecco perché l’ufficio stampa si rivolge anche a questa tipologia di media, che comprende siti web, blog, ma anche i canali sui social network. In questo caso il messaggio viene declinato secondo la tipologia, le tempistiche e le modalità proprie di questi mezzi di comunicazione. Le competenze dell’addetto stampa si ampliano dunque alle Digital PR: un’attività che consiste nella costruzione di relazioni attraverso il digitale, non solo con media e giornalisti ma anche con blogger, influencer e creatori di contenuti che rappresentano un punto di riferimento per il loro settore. In questo modo l’azienda può monitorare, sostenere e migliorare la propria reputazione e aumentare la propria visibilità sul web.
Se ti stai chiedendo da dove partire per pianificare una strategia efficace di comunicazione integrata e ti piacerebbe comprendere meglio come funziona l’attività di ufficio stampa, contattaci!