Programmare la partecipazione a una fiera di settore è un aspetto importante nelle attività di marketing aziendale, che parte da una riflessione su quali manifestazioni considerare in base del settore di riferimento e alla propria strategia di comunicazione. Le manifestazioni fieristiche, infatti, rappresentano un’occasione unica non solo per consolidare i propri rapporti con clienti e stakeholder, ma anche per creare nuovi contatti commerciali e opportunità di business, comunicando al meglio il proprio prodotto o servizio.
Dal momento che si tratta di eventi unici e irripetibili, questi devono essere pianificati rispettando le giuste tempistiche ed è utile prevedere un budget consono che comprenda tutte le attività chiave per trarre il maggior beneficio possibile dalla partecipazione. In tal senso, una comunicazione efficace della propria presenza in fiera e le rispettive attività promozionali rappresentano un aspetto imprescindibile per le aziende.
Comunicare la partecipazione in fiera: le attività da pianificare
Definire una comunicazione efficace per segnalare la propria presenza in una fiera di settore presuppone un obiettivo chiaro rispetto ai risultati che si vogliono raggiungere e un programma delle attività da prevedere con il giusto anticipo, anche sulla base delle priorità aziendali.
Le attività di comunicazione da prendere in considerazione quando si partecipa a una manifestazione possono essere riassunte in questi punti:
- Scegli lo spazio espositivo. Questo aspetto è importante da considerare. Capire com’è suddivisa la planimetria dei padiglioni e prenotare una posizione adeguata ai propri obiettivi permette di dare la giusta visibilità al proprio brand e al proprio servizio.
- Crea lo stand . Preallestito o personalizzato? Quale sia la tua decisione non importa, ciò che conta è definire con largo anticipo un budget da dedicare alla creazione di uno stand ideale per comunicare al meglio il tuo prodotto. Realizza grafiche chiare e capaci di veicolare in modo semplice e diretto l’immagine coordinata della tua azienda e definisci quali novità dovranno essere esposte all’interno del tuo spazio espositivo. Progetta gli spazi del tuo stand tenendo a mente i tuoi obiettivi: qualora ti interessi soprattutto il networking, ad esempio, potrai optare per uno stand aperto su più lati per consentire un più semplice accesso da parte dei visitatori e posizionare divanetti e sedute per favorirne la permanenza e il dialogo.
- Realizza oggettistica per clienti, visitatori e stampa. Disporre di qualche oggetto che riporti il tuo brand è utile per far sì che i visitatori possano ricordare, anche visivamente, l’incontro avvenuto in fiera. Che siano shopper, penne, mouse, agende… Hai l’imbarazzo della scelta per creare un gadget utile per promuovere la tua azienda! Ricordati di scegliere oggetti non troppo ingombranti e pensa sempre che dovranno essere facilmente trasportati (in questo senso omaggiare i visitatori con una shopper fa sempre comodo!).
- Aggiorna il materiale online. Prima dell’inizio della fiera, inserisci una news sul tuo sito web per comunicare la presenza all’evento e includi nella firma dell’e-mail aziendale un riferimento sulla partecipazione fieristica.
- Invia un invito a clienti attuali e potenziali, partner e giornalisti. Crea una mailing list strategica che includa tutti i contatti importanti per la tua azienda e crea una newsletter chiara ed efficace. Non sottovalutare l’importanza dell’immagine coordinata e controlla che nella comunicazione ci siano tutte le informazioni più importanti (riferimento dello stand, orario di eventuali presentazioni, contatti di riferimento in fiera etc).
- Realizza una cartella stampa. Se hai in programma di prendere appuntamenti con i giornalisti, è utile preparare una cartella stampa completa con tutti i dati sull’azienda. Nel caso tu lo abbia già, prima della manifestazione controlla che sia aggiornato con tutte le informazioni più recenti. Puoi stamparlo e inserirlo dentro una carpetta o creare una versione digitale. In questo secondo caso non sottovalutare l’importanza di includere immagini di qualità e di buona risoluzione!
- Prepara un piano editoriale per promuovere la tua partecipazione sui social media. Sulla base della tipologia della fiera (b2b o b2c) e dei canali su cui hai impostato una presenza aziendale, crea un calendario di contenuti per raccontare eventi ed eventuali presentazioni che ti vedranno protagonista all’evento.
- Ingaggia un fotografo e/o videomaker. In queste occasioni è utile affidare a un fotografo professionista la realizzazione di materiale fotografico e video di qualità che racconti la presenza della tua azienda in fiera. Gli scatti potranno poi essere utilizzati non solo per la comunicazione post evento ma anche come materiale d’archivio per il sito web e la gestione dei tuoi canali social. Non dimenticare di fare un brief completo e chiaro al professionista che seguirà la manifestazione!
- Prepara presentazioni in power point e speech per relatori. Se nel corso dell’evento hai previsto nel tuo stand la realizzazione di una presentazione o di un lancio di prodotto da parte dei referenti aziendali, non dimenticarti di coordinarti con loro per fornire tutto il materiale utile. In tal senso, sarà necessario non solo impaginare le presentazioni in power point utilizzando l’immagine coordinata, ma inserire in apertura dell’evento anche un video istituzionale che presenti l’azienda.
Dalla preparazione della fiera al post evento: l’importanza di una comunicazione efficace
La comunicazione efficace di una partecipazione fieristica non termina con la fine dell’evento. Anche nei giorni seguenti, infatti, è importante dare seguito alla manifestazione per condividere i risultati raggiunti durante gli incontri e ringraziare clienti, prospect e giornalisti con cui si è entrati in contatto. In tal senso affidarsi a professionisti della comunicazione che possano seguire passo dopo passo la tua partecipazione fieristica può farti risparmiare tempo e darti il giusto supporto per non trascurare nessuna delle attività utili alla tua strategia.
Se hai in programma di partecipare a una fiera nei prossimi mesi e ti piacerebbe comprendere meglio come definire una promozione e comunicazione efficace, contattaci. Insieme capiremo se e come potremmo esserti di supporto!